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10 Tipps, wie Sie die Papierflut eindämmen können.

Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,

"Was du schwarz auf weiß hast, kannst du getrost nach Hause tragen". Offenbar hat sich trotz fortgeschrittener Digitalisierung unserer Bürowelt an dieser alten Weisheit kaum etwas geändert. Ganz im Gegenteil: Mit den superschnellen Druckern wird mittlerweile in den Büros weitaus mehr Papier bedruckt als früher. Das Ergebnis: Die Papierstapel werden immer größer und unüberschaubarer. Einziger Ausweg: Weg mit dem Papier. Doch das ist meist leichter gesagt als getan.

10 gute Tipps, wie Sie effektiv Ihre Papierflut eindämmen können.

  1. Zuallererst: Schaffen Sie einen zweiten Papierkorb an. Sie sollten künftig einen Korb für "sicheren" Müll haben und den anderen für Papiere, von denen Sie nicht genau wissen, ob Sie diese möglicherweise noch einmal benötigen. Den "sicheren" Korb leeren Sie täglich, den anderen nur einmal im Monat. Sie können auf diese Weise leicht zu früh weggeworfene Dokumente "retten". Experten sagen: Der 2. Korb sei eine Art Rückversicherung und senke die Wegwerfschwelle.

  2. Ablagekörbe werden täglich, spätestens aber vor dem Wochenende abgearbeitet und geleert. "Sicherer" Müll kommt in Tonne 1, "unsicherer" in die Tonne 2.

  3. Falls Sie Mappen und Ordner führen, sollten Sie diese routinemäßig zu festen Terminen einmal oder zweimal pro Jahr aussortieren.

  4. Alles, was geordnet ins Archiv wandern soll, wird sofort mit einem Verfallsdatum versehen. Das Datum für die jeweilige spätere Vernichtung der Dokumente richtet sich nach den gesetzlichen oder intern festgelegten Aufbewahrungsfristen.

  5. Zeitungen und Zeitschriften werden nie komplett aufgehoben. Vielmehr werden interessante Artikel herausgeschnitten oder kopiert. Der Rest kommt sofort in den Papiermüll.

  6. Schriftstücke legen Sie prinzipiell nur einmal ab (nicht mehrfach in Kopie an verschiedenen Stellen). Wenn erforderlich, machen Sie stattdessen Querverweise.

  7. Neue Vorgänge bekommen immer sofort einen eigenen Platz. Bauen Sie keine neuen Papierstapel auf. Benutzen Sie vielmehr Hängeregistraturen. Damit Sie die Reiter für neue Vorgänge schnell beschriften können, sollten diese und die dazu erforderlichen Stifte immer auf Ihrem Arbeitsplatz in Griffweite liegen.

  8. Unerwünschte Informationen sollten Sie künftig nicht tolerieren sondern sofort abbestellen. Bestehen Sie z.B. darauf, dass Sie gleich aus dem Verteiler gestrichen werden. Geschieht das nicht wunschgemäß, drängen Sie erneut auf Streichung aus der Verteilerliste. Notfalls müssen Sie auch einmal drohen.

  9. Ausgehende Briefe, Faxe und Mails, die keiner Antwort bedürfen, versehen Sie gegebenenfalls gleich mit dem Hinweis "Keine Antwort erforderlich". Sie werden sehen: Das erspart enorm viel Rücklauf an Papier.

  10. Wo immer möglich, sollten Sie Fax-Deckblätter wegwerfen und nicht ausdrucken. Besser ist es, stattdessen Infos vom Deckblatt kurz auf die erste Seite vom Fax zu notieren.

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